หลายคนคงเคยประสบปัญหาเผลอกด “ส่งอีเมล” ไปแล้วทั้งที่ยังพิมพ์ไม่เสร็จ หรือส่งผิดไฟล์ ผิดผู้รับ ส่งโดยไม่ได้แนบไฟล์ หรือมีเนื้อหาผิดพลาด แล้วอยากกดยกเลิกเพื่อไม่ให้ผู้รับเห็นทันที
คำถามคือ “สามารถยกเลิกอีเมลที่ส่งไปแล้วได้ไหม?” คำตอบคือ ทำได้เฉพาะบางกรณีเท่านั้น และต้องทำทันทีภายในระยะเวลาที่กำหนด บทความนี้จะอธิบายให้เข้าใจ พร้อมวิธีใช้งานจริงบน Gmail และ Outlook
อีเมลที่ส่งแล้ว “ยกเลิกได้” หรือไม่?
ขึ้นอยู่กับ 2 ปัจจัยสำคัญ:
-
ระบบอีเมลที่ใช้งาน (เช่น Gmail, Outlook, Yahoo)
-
เวลาที่ผ่านไปหลังจากกดส่ง
โดยทั่วไป:
-
Gmail และ Outlook มีฟีเจอร์ “Undo Send” ที่อนุญาตให้เรียกคืนอีเมลได้ ภายในไม่กี่วินาที หลังส่ง
-
หากเกินช่วงเวลานั้น อีเมลจะถูกส่งไปยังผู้รับทันที และ “ยกเลิกไม่ได้อีกต่อไป”
วิธีการยกเลิกอีเมลที่ส่งไปแล้วใน Gmail
ขั้นตอน:
-
หลังจากกด “ส่ง” อีเมลใน Gmail จะมีแถบแจ้งเตือนด้านล่างขวาว่า
“อีเมลถูกส่งแล้ว – ยกเลิก / ดูข้อความ” -
ให้คลิกที่คำว่า “ยกเลิก” (Undo) ภายใน 5–30 วินาที (ขึ้นอยู่กับการตั้งค่า)
-
อีเมลจะถูกดึงกลับมา และคุณสามารถแก้ไขหรือเก็บไว้ในฉบับร่างได้
การตั้งค่าเวลาการยกเลิก:
-
ไปที่ การตั้งค่า (Settings) > ดูการตั้งค่าทั้งหมด
-
ในแท็บ “ทั่วไป” มองหาหัวข้อ “ยกเลิกการส่ง”
-
เลือกช่วงเวลา: 5, 10, 20 หรือ 30 วินาที
-
กด “บันทึกการเปลี่ยนแปลง”
หมายเหตุ: หากเลยช่วงเวลาที่ตั้งไว้แล้ว จะไม่สามารถยกเลิกได้อีก และต้องแจ้งขอโทษผู้รับแทน
วิธีการยกเลิกอีเมลที่ส่งไปแล้วใน Outlook
Outlook บนเว็บไซต์ (Outlook.com)
-
ไม่มีฟีเจอร์ “Undo Send” ที่สามารถเรียกคืนอีเมลได้เหมือน Gmail
-
หากส่งแล้วจะไม่สามารถยกเลิกได้ ยกเว้นยังไม่ถึงกล่องจดหมายผู้รับ ซึ่งเกิดขึ้นได้ยาก
Outlook เวอร์ชันองค์กร (Microsoft 365 / Exchange Server)
สามารถ “เรียกคืน” ได้ภายใต้เงื่อนไขดังนี้:
-
เปิด “อีเมลที่ส่งไปแล้ว” ในโฟลเดอร์ Sent
-
ดับเบิลคลิกเปิดอีเมล แล้วไปที่เมนู “Actions” หรือ “เพิ่มเติม (More actions)”
-
เลือก “Recall This Message” หรือ “เรียกคืนข้อความนี้”
-
เลือกว่าจะ:
-
ลบอีเมลจากกล่องขาเข้าของผู้รับ
-
ลบและส่งใหม่
-
ข้อจำกัด:
-
ใช้ได้เฉพาะกับผู้รับที่อยู่ในองค์กรเดียวกัน (ที่ใช้ Microsoft Exchange)
-
หากผู้รับเปิดอ่านก่อนเรียกคืน จะไม่สามารถลบได้
หากยกเลิกไม่ได้ ต้องทำอย่างไร?
หากเลยเวลาหรือไม่สามารถยกเลิกได้แล้ว:
-
ส่งอีเมลฉบับใหม่พร้อมคำขอโทษ
-
ชี้แจงว่าเกิดความผิดพลาด เช่น ส่งไฟล์ผิด, ส่งถึงคนผิด
-
ใช้ถ้อยคำสุภาพ เช่น
“ขออภัยในความผิดพลาด อีเมลก่อนหน้านี้ถูกส่งโดยไม่ตั้งใจ โปรดลบและไม่เปิดดู”
-
-
หลีกเลี่ยงไม่ให้เกิดซ้ำ
-
ตั้งเวลาหน่วงการส่งอีเมล (Email delay)
-
ตรวจสอบผู้รับ แนบไฟล์ และเนื้อหาทุกครั้งก่อนกดส่ง
-
เคล็ดลับป้องกันปัญหาอีเมลส่งผิด
-
ใช้การตั้งค่า “หน่วงการส่ง” เช่น 30 วินาที
-
เขียนอีเมลเสร็จทุกส่วนก่อนใส่ชื่อผู้รับ
-
แนบไฟล์ก่อนพิมพ์ข้อความ เพื่อไม่ลืมแนบ
-
ใช้ CC/BCC อย่างระมัดระวัง โดยเฉพาะอีเมลทางธุรกิจ
-
ทบทวนอีเมลก่อนส่งเสมอ โดยเฉพาะถ้าเป็นเอกสารสำคัญ
สรุป
แม้ว่าอีเมลที่ส่งไปแล้วส่วนใหญ่จะไม่สามารถเรียกคืนได้แบบถาวร แต่หากใช้ Gmail หรือ Outlook ก็ยังสามารถใช้ฟีเจอร์ “ยกเลิกการส่ง” ได้ทันทีภายในไม่กี่วินาที การตั้งค่าระบบให้หน่วงเวลาส่งและการตรวจสอบทุกครั้งก่อนกด “ส่ง” คือวิธีป้องกันที่ดีที่สุดในระยะยาว
