สร้างอีเมล์ Email Gmail อย่างมืออาชีพ
การเขียนอีเมล หรือ การสร้างอีเมล ให้มีประสิทธิภาพนั้นไม่ใช่เรื่องง่าย เป็นสิ่งที่ต้องผสมผสานทั้งศาสตร์และศิลป์เพื่อให้ อีเมล ของเราสามารถสื่อความไปถึงผู้รับได้ตรงตามเป้าหมาย อย่างไรก็ดี เทคนิคการเขียน สร้างอีเมล์ คุณภาพนั้น เป็นสิ่งที่โรงเรียนหรือมหาวิทยาลัยไม่ค่อยได้สอน นอกเหนือไปจาก การสมัครอีเมลใหม่ ทักษะการเขียนให้อีเมล์ให้สั้น กระชับ และตรงประเด็นก็นับว่ามีความสำคัญเป็นอย่างมากต่อการทำงาน วันนี้เราจึงนำเทคนิคการเขียนอีเมลอย่างมีประสิทธิภาพ มาแบ่งปันให้ท่านผู้อ่าน จำนวน 10 วิธีด้วยกัน
-
เขียนหัวเรื่อง อีเมล์ ให้ชัดเจน
หนึ่งในการกฎของการเขียนอีเมล์คุณภาพ คือ ห้ามปล่อยหัวเรื่องอีเมลของเราให้ว่างโดยเด็ดขาด หัวเรื่องของอีเมล์เราควรเป็นสรุปเนื้อหาของอีเมล์เราทั้งหมด ว่าใคร อะไร อย่างไร ที่ไหน และเป้าหมายคืออะไร อย่างไรก็ตาม หัวเรื่องอีเมล์ควรจะมีความสั้น กะทัดรัด ไม่ควรใช้คำมากกว่า 10 คำ และควรใช้ภาษาที่สุภาพ มิฉะนั้น ผู้รับอาจเข้าใจผิดคิดว่าเป็นอีเมล์สแปมทำให้หลีกเลี่ยงการเปิดอ่านไปอย่างไม่ได้ตั้งใจ
-
เขียนเนื้อหา อีเมล ให้ตรงประเด็น
หากเราไม่ควบคุมประเด็นในการเขียนให้ดีตั้งแต่ก่อนเริ่มเขียน ก็มีความเป็นไปได้ว่าเราอาจจะคุมเนื้อหาในอีเมล์ไม่อยู่ กลายเป็นว่าเขียนออกทะเลไปเลย ฉะนั้น เราจึงควรนั่งร่างโครงสร้างของเนื้อหาอีเมล์คร่าว ๆ ก่อนเขียน โดยตั้งตอบคำถามตนเองให้ได้ว่าเราเขียนอีเมล์ฉบับนี้ขึ้นมาเพื่ออะไร ต้องการให้ผู้รับทำอะไร และจะสื่อสารอย่างไรให้ตรงไปตรงมาและมีความเป็นทางการในระดับที่พอเหมาะพอควร เมื่อตอบคำถามได้แล้วก็ค่อยลงมือเขียน โดยเริ่มตั้งแต่จุดประสงค์ของอีเมล ตามด้วยสิ่งที่เราต้องการจากผู้รับอีเมล์ และลงท้ายด้วยข้อมูลติดต่อกลับ เพียงเท่านี้ก็จะช่วยควบคุมเนื้อหาของอีเมล์ให้โฟกัสไปที่จุดใดจุดหนึ่งได้ รวมทั้งช่วยจำกัดความยาวได้อีกด้วย
-
ถ้าไม่จำเป็น ไม่ต้องแนบไฟล์ในอีเมล์
ในกรณีนี้ที่ไฟล์แนบไม่ได้มีลักษณะเป็นแบบฟอร์มพิเศษ หรือ เอกสารที่จำเป็นต้องปรินท์ออกมากรอก แต่เป็นเอกสารประชาสัมพันธ์หรือข้อมูลสินค้าต่าง ๆ ในกรณีนี้ จะดีกว่าหากเรา copy ข้อมูลเหล่านั้นใส่ลงในอีเมลเสียเลย จะเป็นการประหยัดเวลาในการอ่านของผู้รับอีเมล์ ประหยัดเนื้อที่ของอีเมล์ และเราก็ไม่แน่ใจว่าหากแนบไฟล์ไปนั้น ผู้รับจะเปิดอ่านหรือไม่ โดยเฉพาะผู้รับที่ไม่ได้รู้จักมักคุ้นกับเราเป็นการส่วนตัว
-
แสดงตัวให้ชัดเจน ในอีเมล
เราต้องแจ้งชื่อ สกุล ตำแหน่ง สังกัด ให้ชัดเจนในอีเมล ให้ผู้รับรู้ว่าเราเป็นใครและส่งอีเมล์ฉบับนี้มาเพื่ออะไร สิ่งนี้ไม่แตกต่างจากการแนะนำตัวเวลาที่เราพบคนแปลกหน้าเป็นครั้งแรก การแนะนำตัวได้ดีจะช่วยให้มีชัยไปมากกว่าครึ่ง และ การประทับใจแรกพบจะช่วยให้ความสัมพันธ์ของเรากับผู้รับอีเมลดีมากขึ้นต่อไปในอนาคต หากต้องมีการติดต่อประสานงานเพิ่มเติมผ่านทาง อีเมล อย่างต่อเนื่อง
-
พยายามรักษาความอ่อนน้อมในอีเมล์
การเขียนอีเมลที่ดีก็เหมือนการพูดคุยกับลูกค้าแบบตัวต่อตัว เราควรใช้สำนวนภาษาที่แสดงความอ่อนน้อม สุภาพ และเคารพผู้รับอีเมลเหมือนเป็นลูกค้าของเราคนหนึ่ง การใช้วรรณศิลป์ในการเขียนอีเมลจะช่วยให้อีกฝ่ายยอมเปิดใจรับข้อเรียกร้องของเรา แล้วทำตามความต้องการของเรามากยิ่งขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่ง การเขียนอีเมลในภาษาไทยภายใต้บริบทของสังคมไทยที่ให้ความสำคัญต่อกาลเทศะเป็นอย่างมาก ยิ่งต้องเน้นย้ำความสำคัญของการใช้คำสุภาพ เป็นทางการ และต้องขอบคุณผู้รับอีเมลทุกครั้งเมื่อเสร็จสิ้นการเขียนเนื้อหา
-
อ่านทวนเพื่อตรวจคำผิดก่อนส่งอีเมลทุกครั้ง
หนึ่งในอาชีพที่มีความสำคัญมาก แต่กำลังหายไปจากวงการสิ่งพิมพ์ คือ นักพิสูจน์อักษร แท้จริงแล้วคุณสมบัติของการพิสูจน์อักษรเป็นสิ่งที่พึงมีในตัวเราทุกคน แต่ปัจจุบันในโลกที่เทคโนโลยีการสื่อสารทำให้เราสามารถส่งข้อความต่าง ๆ ได้อย่างรวดเร็ว ทำให้เราเผลอละเลยให้ความสำคัญกับการตรวจทวนสิ่งที่เราเขียนไป โดยไม่ล่วงรู้ว่าในบางครั้ง ถ้อยคำที่สะกดผิดอาจสร้างความหมายที่แตกต่างหรือตรงกันข้ามกับสิ่งที่เราต้องการสื่อสารได้เลยทีเดียว ฉะนั้น เมื่อเราเขียนอีเมลเสร็จแล้ว ก่อนที่จะกดส่ง ให้เราพักมันทิ้งไว้ประมาณสิบนาที ไปเข้าห้องน้ำ ชงกาแฟ หรือพูดคุยกับเพื่อนสักครู่หนึ่งก่อนที่จะกลับมาตรวจทานอีเมลของเราอีกครั้ง เมื่อนั้นเองที่เราจะเห็นข้อผิดพลาดเต็มไปหมด เพราะเราจดจ่อสมาธิกับการเขียนมากไปในตอนแรกจนละเลยไวยากรณ์และการสะกดคำต่าง ๆ ให้เราคัดเกลาอีเมลให้เรียบร้อย อย่ากดส่งทันทีที่เขียนเสร็จ ใจเย็น ๆ แล้วเราจะได้อีเมลคุณภาพสูง
-
แยกให้ออกว่าควรใช้เขียนอีเมล แบบเป็นทางการ หรือ ไม่เป็นทางการ
การเขียนอีเมลแบบทางการไม่สามารถใช้ได้กับทุกสถานการณ์ บางครั้งการเขียนแบบเป็นกันเอง ไม่เป็นทางการ เหมือนเพื่อนคุยกัน อาจทำให้เราบรรลุเป้าหมายของการเขียนอีเมลมากกว่าการเขียนตามแบบฟอร์มทางการ สิ่งสำคัญคือเราต้องชี้ให้ขาดว่าผู้รับของเราเป็นคนแบบไหน สนิมสนมกับเรามากเพียงใด และการเขียนรูปแบบได้จะช่วยให้เราสามารถได้ในสิ่งที่ต้องการจากการเขียนอีเมลมากกว่ากัน เพราะบางครั้ง การสื่อสารอย่างเป็นกันเองจะช่วยเพิ่มความไว้วางใจและนำไปสู่การช่วยเหลือกันอย่างสนิทใจมากกว่าความเป็นทางการ
-
อย่าใส่เขียนเรื่องลับลงไปในอีเมล
อีเมลถูกแฮคระหว่างทางในเสมอ เพราะฉะนั้น หากเราต้องการสื่อสารในสิ่งที่เป็นความลับสูงสุด การเขียนอีเมลอาจจะต้องใช้รหัสที่รู้กันระหว่างผู้รับในการสื่อสารแทน อย่างไรก็ตาม ก็เป็นเรื่องดีที่ปัจจุบันอีเมลชั้นนำอย่าง อีเมล Email Gmail (จีเมล) ของ Google ได้เพิ่มฟังก์ชั่นการลบอีเมลอัตโนมัติหลังจากที่ผู้รับได้เปิดอ่านแล้วเป็นระยะเวลาหนึ่งเพื่อป้องกันการตกไปอยู่ในมือของผู้ไม่ประสงค์ดี ทั้งนี้ เราในฐานะผู้ส่งอีเมลก็ต้องระมัดระวังตัวเราเอง เพราะในปัจจุบัน ข้อมูลข่าวสารต่าง ๆ รั่วไหลได้ง่ายมาก จากภัยคุกคามไซเบอร์ที่ปราศจากพรมแดน
-
พยายามตอบอีเมลในทันที
หากเราได้รับอีเมลตอบกลับมาเพื่อสอบถามข้อมูลเพิ่มเติม หรือ แจ้งรายละเอียดต่าง ๆ เราควรตอบอีเมลในทันทีที่ได้รับ โดยอาจเป็นข้อความสั้น ๆ ขอบคุณและแจ้งผู้ส่งว่าเราได้รับแล้ว หากมีเนื้อหาที่ต้องการเขียนอีเมลตอบมาก ก็อาจจะแจ้งกลับไปก่อนว่าเราได้รับอีเมลของเขาแล้ว ก่อนจะส่งอีเมลฉบับเต็มตอบกลับไป เป็นการช่วยยืนยันกับปลายทางว่าอีเมลที่เขาส่งมาได้ถึงมือผู้รับเรียบร้อยแล้ว
-
ใช้อีเมลที่มีความน่าเชื่อถือ
หนึ่งในข้อสำคัญของการติดต่อประสานงานผ่านอีเมล คือ เราควรใช้อีเมลที่มีความน่าเชื่อถือ มีความเป็นสากล และมีการใช้งานในวงกว้างอย่างแพร่หลาย ในกรณีที่มีความเฉพาะเจาะจงก็อาจใช้อีเมลของหน่วยงานหรือส่วนราชการที่เราสังกัดอยู่ แต่ถ้าไม่มีอีเมลเฉพาะหรือไม่สะดวกที่ใช้งาน ก็ขอแนะนำให้เราใช้ อีเมล์ Gmail ของ Google ที่มีผู้ใช้งานหลายพันล้านคนทั่วโลก สามารถเชื่อมต่อเข้ากับหลายบริการของ Google หรือ อีเมล์ Hotmail Outlook ของไมโครซอฟท์ซึ่งสามารถใช้ร่วมกับ One Drive ได้ เป็นต้น
สำหรับใครที่ยังไม่มีอีเมลที่มีความน่าเชื่อถือ ก็สามารถเข้าไป สมัครอีเมล์ใหม่ ได้ โดยเว็บไซต์ alzthai.com ของเราได้แนะนำวิธีการ สมัครอีเมล ไว้อย่างครบถ้วนเพื่อให้ท่านสามารถดำเนินการ สมัคร email ใหม่ ได้อย่างรวดเร็ว ทั้ง อีเมลจีเมล์ (gmail) และ อีเมล Hotmail Outlook หากพร้อมแล้วก็สามารถ ลงทะเบียนสมัครอีเมลใหม่ กันได้เลย
